Создание раскрывающегося списка в эксель. Рекомендации как быстро сделать выпадающей список в MS Excel. Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

Выпадающие списки упрощают и позволяют вводить данные в электронные таблицы. Просто нажмите стрелку и выберите опцию. Вы можете добавлять раскрывающиеся списки в ячейки Excel , содержащие такие параметры, как «Да» и «Нет», «Мужчины и женщины» или любой другой собственный список опций.

Добавить раскрывающийся список в ячейку в Excel достаточно просто, но процесс интуитивно не понятен. Выпадающие списки создаются с использованием функции проверки данных. Мы собираемся создать раскрывающийся список с набором возрастных диапазонов, чтобы показать вам, как это делается.

Для начала введите список диапазонов возраста в последовательные ячейки по столбцу или по строке. Мы ввели наши возрастные диапазоны в ячейки от A9 до A13 на том же рабочем листе, как показано ниже. Вы также можете добавить свой список параметров на другой рабочий лист в той же книге.

Теперь мы назовем наш диапазон ячеек, чтобы упростить их добавление в раскрывающийся список. Для этого выделите все ячейки, содержащие элементы раскрывающегося списка, а затем введите имя диапазона ячеек в поле «Имя» над сеткой. Мы назвали наш диапазон Возраст .

Теперь выберите ячейку, в которую вы хотите добавить раскрывающийся список, и перейдите на вкладку «Данные».

В разделе «Инструменты данных» на вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных .

Откроется диалоговое окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Тип данных».

Теперь мы будем использовать Имя, которое мы назначили для диапазона ячеек, содержащих параметры нашего раскрывающегося списка. Введите =Возраст в поле «Источник» (если вы назвали диапазон ячеек как-то по-другому, замените «Возраст» на это имя). Убедитесь, что флажок Игнорировать пустые ячейки отмечен.

Вы можете добавить всплывающее сообщение, которое отображается, когда выбрана ячейка, содержащаяся в раскрывающемся списке. Для этого нажмите вкладку Сообщение для ввода в диалоговом окне «Проверка данных». Убедитесь, что флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей установлен. Введите сообщение в поля «Заголовок» и «Сообщение», а затем нажмите кнопку ОК .

Когда ячейка, содержащая раскрывающийся список, будет выбрана, вы увидите кнопку со стрелкой вниз справа от ячейки. Если вы добавили входное сообщение, оно отобразится под ячейкой. Кнопка со стрелкой вниз отображается только при выборе ячейки.

Нажмите кнопку со стрелкой вниз, чтобы вывести список параметров и выбрать один из них.

Если вы решите, что хотите удалить раскрывающийся список из ячейки, откройте диалоговое окно «Проверка данных», как описано выше, и нажмите кнопку Очистить все , которая доступна независимо от того, какая вкладка выбрана в диалоговом окне.

Параметры в диалоговом окне «Проверка данных» сбрасываются до значений по умолчанию. Нажмите ОК , чтобы удалить раскрывающийся список и восстановить ячейку по умолчанию.

Если была выбрана опция, то при удалении раскрывающегося списка ячейка заполнится значением этой опции.

Следуйте этому процессу, чтобы добавить раскрывающиеся списки в другие ячейки, по мере необходимости. Вы можете использовать один и тот же список для нескольких раскрывающихся списков.

Если у Вас много выпадающих списков, которые нужно добавить на лист, рекомендуем разместить списки параметров на отдельном рабочем листе Excel, а лист скрыть, чтобы предотвратить изменение параметров.

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ создания двухуровнего списка

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Теперь приступим к созданию первого выпадающего списка группы (в моем случае - список стран):

Выберите ячейку, в которую будете вставлять выпадающий список;
Переходим на вкладку ленты Данные ;
Выбираем команду Проверка данных ;
В выпадающем списке выбираем значение Список ;
В поле Источник указываем следующую формулу =ДВССЫЛ("Таблица1[#Заголовки]") .

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список - список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ("Таблица1["&F2&"]") . Ячейка F2 в данном случае - значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором - подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть - указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) , которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

Ссылка в нашем случае - $A$1 - верхний левый угол исходной таблицы;
Смещ_по_строкам - ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 - номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3 ) минус единица;
Cмещ_по_столбцам - 1 - так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
[Высота] - СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) - количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3 );
[Ширина] - 1 - так как это ширина нашего столбца с подгруппами.

Добавление раскрывающегося списка в таблицу Excel поможет сделать ввод данных более быстрым, предлагая для пользователей список элементов, из которых следует выбрать требуемое вместо того, чтобы выполнять ввод информации каждый раз. Когда вы помещаете такие данные в ячейку электронной таблицы, в ней начинает отображаться стрелка. Вы вводите данные, нажимая на стрелку, после чего выбираете нужную запись. Можно настроить в программе "Эксель" раскрывающийся список в течение нескольких минут, тем самым значительно улучшив скорость ввода данных. Ниже представлено описание этого процесса.

Инструкция для Excel

Откройте таблицу, на странице которой вы желаете создать раскрывающийся список. Создайте перечень пунктов, которые должны быть отражены в списке. Впишите данные в той последовательности, в которой они будут впоследствии открываться. Записи должны быть выполнены в одной и той же строке или столбце, и не должны содержать пустых ячеек.

Чтобы сделать список нужных элементов в отдельном листе, следует щелкнуть ярлычок листа, где вы хотите ввести данные. Выберите тип и затем выделите содержимое, которое появится в списке. Нажмите правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и введите название для диапазона в поле «Имя», после чего выберите «OK». Вы можете защитить или скрыть лист, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в список.

Основы того, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список

Нажмите на ячейку, которую вы выбрали для этой цели. Перейдите во вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Появится под названием «Проверка данных». Перейдите во вкладку «Настройки» и нажмите «Список» из меню «Разрешить», расположенного в раскрывающемся списке. Нажмите на кнопку-переключатель в меню «Источник». Выберите список элементов, которые вы хотите включить в ваш раскрывающийся список в «Экселе».

Если вы создали имя диапазона в поле «Источник», введите значок равенства, после чего впишите название диапазона.

Необходимые настройки для создания

Установите или снимите флажок в графе «Игнорировать пустые» в зависимости от того, может ли ячейка, содержащая раскрывающийся список, оставаться пустой.

Перейдите на вкладку "Ввод сообщения", чтобы отобразить окно сообщения, открывающееся при нажатии Убедитесь, что флажок напротив пункта меню "Показать входное сообщение при выборе ячейки" установлен, и введите заголовок. Так вы выполните все указания по тому, как в "Экселе" сделать раскрывающийся список.

Перейдите на вкладку "Ошибка оповещения" для отображения сообщения об ошибке, если будут введены неправильные данные. Убедитесь, что предупреждение «Показать ошибку» включено путем установки соответствующего флажка.

Нажмите "OK" для того, чтобы были сохранены критерии проверки и создан раскрывающийся список.

Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список - полезные примечания

Если выпадающая запись в списке больше, чем размер клетки, содержащей данный список, вы можете изменить ширину ячейки, чтобы просматривать весь текст.

Чтобы удалить раскрывающейся список, выберите ячейку, содержащую его. Перейдите на вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Нажмите кнопку «Проверка данных» из группы «Работа с данными». Перейдите на вкладку «Настройки», нажмите кнопку «Очистить все», а затем - «OK».

Как можно увидеть, руководство о том, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список, является достаточно простым. Данная инструкция не требует каких-либо специальных знаний, необходимо лишь на начальном уровне уметь работать с электронными таблицами. Также стоит отметить, что в различных версиях программы «Эксель» пункты меню могут иметь некоторые различия с вышеуказанными, это следует учитывать при работе.

У пользователей, которые довольно часто работают в Excel и ведут этой программе свои базы данных, наверняка нередко возникает потребность выбрать значение ячейки из заранее определенно перечня.

К примеру, у нас есть перечень наименований товаров, и наша задача – заполнить каждую ячейку определенного столбца таблицы, используя данный список. Для этого нужно создать список всех наименований, а затем реализовать возможность их выбора в нужных ячейках. Такое решение избавит от необходимости писать (копировать) одно и то же название вручную много раз, а также спасет от опечаток и прочих возможных ошибок, особенно, когда речь идет о больших таблицах.

Реализовать так называемый выпадающий список можно несколькими методами, которые мы и рассмотрим ниже.

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
Задаем ему имя, например, “Питание”.
Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.
Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2) “, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.

В программе Microsoft Excel есть возможность создать выпадающий список – то есть сделать так, чтобы одна ячейка содержала несколько значений, между которыми может переключаться пользователь. Это очень удобный инструмент для работы с таблицами, в частности, если речь идёт о проверке введённых данных. Поэтому если вы не знаете, как сделать в экселе выпадающий список, то вам помогут приведённые в статье инструкции.

Для начала рассмотрим самый простой способ, который поможет вам сделать раскрывающийся список. Чтобы осуществить его, делайте всё как в инструкции ниже:

Шаг 1. Перейдите во вкладку «Данные» , которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выберите инструмент проверки данных (на скриншоте показано, какой иконкой он изображен).

Шаг 2. Теперь откройте самую первую вкладку «Параметры», и установите «Список» в перечне типа данных.

Шаг 3. Теперь в поле ввода данных «Источник» вы можете указывать значения, которые будут составлять раскрывающийся список. Сделать это можно следующими способами:

На заметку! Чтобы не вводить диапазон ячеек вручную, достаточно левой кнопкой мышки выделить первую ячейку со значением, поставить двоеточие и выделить мышью последнюю ячейку со значением.

После того, как вы воспользуетесь любым из способов и укажете имя диапазона значений, вы получите такой результат, как на картинке ниже.

На заметку! Есть ещё один способ указать значение в источнике – написать в поле ввода имя диапазона. Этот способ самый быстрый, но прежде чем прибегать к нему, нужно создать именованный диапазон. О том, как это сделать, мы поговорим позже.

Видео — Создание выпадающих списков в Excel

Раскрывающийся список с подстановкой данных

Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:

Выделите левой кнопкой мышки диапазон для списка (в данном примере это будет перечень деревьев), затем откройте вкладку «Главная» и выберите меню «Форматировать как таблицу» .
После этого откроется меню выбора стилей. Стиль никакой роли не играет, кроме визуальной, поэтому выбирайте любой по вашему вкусу.
Далее появится окно подтверждения, цель которого – убедиться в правильности введённого диапазона. Здесь важно установить галочку возле «Таблица с заголовками» , так как наличие заголовка в данном случае играет ключевую роль.
После проделанных процедур вы получите следующий вид диапазона.
Теперь выделите левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и перейдите во вкладку «Данные» (в предыдущем способе сказано, как это сделать).
В поле ввода «Источник» вам нужно вписать функцию с синтаксисом «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)» . На скриншоте указан более конкретный пример.

Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.

На заметку! У этого способа есть принципиальное отличие от первого – в качестве списка используется готовая , а не диапазон значений. Это значит, что любые изменения в таблице будут отображаться и в выпадающем списке.

Давайте протестируем это. Для начала добавим в нашу новую отформатированную таблицу новую ячейку «ёлка». Как видите, это же значение добавилось в список.

Если удалить ячейку (в данном случае мы удалили «берёза»), это тоже отобразится на содержании раскрывающегося списка.

На заметку! В этом способе мы имели дело с так называемой «умной таблицей». Она легко расширяется, и это её свойство полезно для многих манипуляций с таблицами Excel, в том числе и для создания выпадающего списка.

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы» , затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать» .
Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК» . Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.
По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы» .
Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.
Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)» . В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в . Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.